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il Libro Unico del Lavoro (28-06-2010)


 

La nostra Procedura Ril-Web permette l'inserimento delle ore lavorate, delle assenze e deglie eventi (malattie, congedi, ferie, ecc,)  Ottenute le password, caricato il profilo orario dei vs. dipendenti,  sarete pronti ad inserire il calendario delle ore, lavorando solo per eccezioni, con un semplice collegamento Internet, senza installare nulla sui  vs. PC.

per comodità riepiloghiamo i punti salienti della Legge 112/2008:

Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali - Circolare 21 agosto 2008, n. 20
Oggetto: Libro Unico del Lavoro e attività ispettiva - articoli 39 e 40 del Decreto legge n. 112 del 2008:
prime istruzioni operative al personale ispettivo.

Libro unico del lavoro: soggetti obbligati
Rientrano tra i soggetti obbligati alla istituzione e alla tenuta del nuovo libro obbligatorio i datori di lavoro
privati di qualsiasi settore, compresi i datori di lavoro agricoli, quelli dello spettacolo, quelli
dell’autotrasporto e quelli marittimi, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestico.
Nel libro unico del lavoro dovranno trovare posto i dati riferiti a:
1) lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative situate all’estero, compresi i lavoratori in
missione nell’ambito di un contratto di somministrazione di lavoro e i lavoratori distaccati;
2) i collaboratori coordinati e continuativi, indipendentemente dalla modalità organizzativa (con o senza
progetto);
3) gli associati in partecipazione con apporto lavorativo (anche se misto, capitale e lavoro).
Non sono più oggetto di registrazione, invece, i dati riguardanti:
1) i collaboratoti e i coadiuvanti delle imprese familiari;
2) i coadiuvati delle imprese commerciali;
3) i soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria.

Non rientrano, pertanto, tra gli obbligati alla tenuta del libro unico del lavoro:
1) le società cooperative di produzione e lavoro ed ogni altro tipo di società, anche di fatto, per il lavoro
manuale e non manuale (quando sovrintendono al lavoro altrui) dei rispettivi soci; le società, anche
cooperative, sono obbligate a istituire il libro unico per i soci solo nel momento in cui gli stessi instaurano
uno specifico rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione coordinata e continuativa, nonché per i
propri dipendenti, collaboratori e associati in partecipazione con apporto di lavoro, alla medesima stregua
della generalità dei datori di lavoro;
2) l’impresa familiare per il lavoro, con o senza retribuzione, del coniuge, dei figli e degli altri parenti e
affini, che nell’impresa prestino attività manuale o non manuale (salvo che non siano dipendenti,
collaboratori coordinati o associati in partecipazione con apporto lavorativo);
3) i titolari di aziende individuali artigiane che non occupano lavoratori dipendenti, collaboratori coordinati
o associati in partecipazione, ma operino con solo del titolare o avvalendosi esclusivamente di soci o
familiari coadiuvanti;
4) le società (di persone e di capitali) e le ditte individuali del commercio (terziario) che non occupino
dipendenti, collaboratori coordinati e continuativi a progetto, associati in partecipazione o simili, ma
operino solo col lavoro del titolare o dei soci lavoratori.
Sono, infine, esentate dalla tenuta del libro unico del lavoro le pubbliche amministrazioni, le quali
provvedono alle prescritte registrazioni mediante i fogli o cedolini o ruoli di paga, elaborati individualmente
per ciascun dipendente pubblico.
Obbligo di istituzione e tenuta

Il libro unico del lavoro assolve la funzione essenziale di documentare a ogni singolo lavoratore lo stato
effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale della impresa.
Ai sensi dell’articolo 39, comma 1, del Decreto Legge n. 112 del 2008, "il datore di lavoro privato, con la
sola esclusione del datore di lavoro domestico, deve istituire e tenere il libro unico del lavoro". Le nuove
disposizioni obbligano dunque il datore di lavoro a istituire e tenere un solo ed unico libro, anche in
presenza di più posizioni assicurative e previdenziali in ambito aziendale o di più sedi di lavoro, sebbene
stabili ed organizzate.

Per effetto di quanto previsto dall’articolo 1 del decreto ministeriale 9 luglio 2008, la tenuta e la
conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata soltanto mediante la utilizzazione di uno dei
seguenti sistemi, che si adattano perfettamente alle procedure attualmente in uso:
a) a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni
pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’INAIL o, in alternativa, con numerazione e
vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall’INAIL, in sede di stampa del modulo
continuo;
b) a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell’INAIL, alla stampa e generazione della
numerazione automatica;
c) su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata
alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la
consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità
cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71 del D.Lgs. 7
marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita
comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente per
territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema
adottato.

Si ricava, altresì, dalla norma l’impossibilità di istituire sezioni distinte del libro unico del lavoro, il quale
dovrà essere costituito da un documento unitario, quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni,
tenuta e conservazione. Peraltro, deve ritenersi corretta, e quindi non sanzionabile, all’interno del libro
unico del lavoro regolarmente istituito, l’eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze,
mantenendo ovviamente una numerazione sequenziale. In ottica semplificatrice, i dati del calendario delle
presenze potranno essere esposti sul libro unico del lavoro anche con modalità analoghe a quelle in atto
con riferimento alla sezione presenze dell’abrogato libro paga, secondo l’organizzazione della singola
azienda o del soggetto cui è affidata la elaborazione e la tenuta del libro stesso, ferma restando l’unicità
documentale del libro unico del lavoro.

Ai sensi dell’articolo 3, comma 1, del decreto ministeriale 9 luglio 2008, il luogo di tenuta e conservazione
del libro unico non è più, come in passato, il "luogo in cui si esegue il lavoro", ma alternativamente:
a) la sede legale dell’impresa;
b) lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato (articolo 5, comma 1, della legge n.
12/1979);
c) i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre
piccole imprese, anche in forma cooperativa.
Per i gruppi di impresa si ricorda che, ai sensi dell’articolo 31, comma 1, del D.Lgs. 10 settembre 2003, n.
276, la società capogruppo può essere affidataria di tutti gli adempimenti di cui all’articolo 1 della legge n.
12/1979 per le società collegate del gruppo, ivi compreso l'affidamento della tenuta del libro unico del
lavoro.
Scompare, peraltro, la necessità di istituire e tenere copie "conformi" del libro obbligatorio mentre resta
fermo l’obbligo di preventiva comunicazione alla Direzione provinciale del lavoro territorialmente
competente dell’affidamento della tenuta del libro unico del lavoro al consulente della lavoro, al
professionista autorizzato o al servizio o centro di assistenza.

contenuti
Le registrazioni sul libro unico del lavoro, ai sensi dell’articolo 39, comma 1, del Decreto Legge n. 112 del
2008 sono obbligatorie non soltanto per la generalità dei lavoratori subordinati inseriti nell’organizzazione
d’impresa, compresi i lavoratori in somministrazione (che pertanto risulteranno iscritti nel libro unico
dell’utilizzatore oltreché in quello dell’agenzia per il lavoro che li assume), ma anche per:
1) collaborazione coordinata e continuativa;
2) collaborazione coordinata e continuativa a progetto;
3) collaborazione coordinata e continuativa occasionale (cd. "mini-co.co.co.");
4) associazione in partecipazione con apporto di lavoro.

Per ciascun lavoratore il cui il rapporto di lavoro sia riconducibile a una delle tipologie contrattuali
menzionate devono essere indicati:
1) il nome e cognome;
2) il codice fiscale;
3) la qualifica e il livello di inquadramento contrattuale (nei casi in cui ricorrono);
4) la retribuzione base;
5) l’anzianità di servizio;
6) le relative posizioni assicurative e previdenziali.

Inoltre, in base alle previsioni del secondo comma dello stesso articolo 39, nel libro unico del lavoro deve
essere effettuata qualsiasi annotazione riferita a dazioni in denaro o in natura corrisposte o gestite dal
datore di lavoro. Devono essere comprese, quindi, nelle registrazioni obbligatorie:
1) le somme a titolo di rimborso spese;
2) le trattenute a qualsiasi titolo effettuate;
3) le detrazioni fiscali;
4) i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare;
5) le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali.
Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere individuate
specificatamente.

Il libro unico del lavoro, inoltre, deve contenere il calendario delle presenze. Per i lavoratori dipendenti
dovranno risultare registrate, per ogni giorno:
1) il numero delle ore di lavoro effettuate;
2) l’indicazione delle ore di straordinario;
3) le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite;
4) le ferie;
5) i riposi.
Ai sensi dell’articolo 1, comma 2, del decreto ministeriale 9 luglio 2008, le annotazioni relative alla
presenza o assenza dei lavoratori devono essere effettuate utilizzando causali inequivoche, risultanti da
apposita legenda tenuta anche separatamente dal libro unico.

Con riferimento ai lavoratori che sono retribuiti in misura fissa o a giornata intera o con riguardo a periodi
superiori deve essere annotata soltanto la giornata di presenza al lavoro; pare opportuno precisare,
tuttavia, che anche in tale ipotesi permane l’obbligo di indicare la casuale relativa alle assenze. Tale
obbligo si intende inoltre esteso ai collaboratori autonomi iscritti sul libro unico del lavoro, con riguardo
alle assenze che hanno riflesso su istituti legali o prestazioni previdenziali.
Nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione o compenso (ad esempio nel caso di taluni
collaboratori amministratori di società) o non svolga la propria prestazione lavorativa (ad esempio
lavoratore intermittente nei periodi di stand by) la registrazione sul libro unico del lavoro deve avvenire, in
ottica semplificatrice, solo in occasione della prima immissione al lavoro e, successivamente, per ogni
mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere l’attività lavorativa o a percepire compensi o somme, nonché al
termine del rapporto medesimo. In caso di lavoro a chiamata con obbligo di risposta le scritturazioni sul
libro unico sono da intendersi sempre obbligatorie, anche nei periodi in cui il lavoratore percepisce la sola
indennità di disponibilità.

Per quanto attiene ai collaboratori coordinati e continuativi e agli associati in partecipazione vanno esclusi
dalle registrazioni nel libro unico del lavoro tutti quei soggetti che svolgano tali attività in forma
professionale o imprenditoriale autonoma, quali, a titolo esemplificativo:
- agenti e rappresentanti individuali che svolgono l’attività in forma di impresa;
- amministratori, sindaci e componenti di collegi e commissioni, i cui compensi sono attratti nei redditi di
natura professionale;
- associati in partecipazione, che svolgano tale attività in forma imprenditoriale o quale parte della propria
attività di impresa o lavoro autonomo.

Per quanto riguarda i lavoratori in somministrazione, l’utilizzatore dovrà limitarsi ad annotare i dati
identificativi del lavoratore (nome, cognome, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento
contrattuale, agenzia di somministrazione), mentre il somministratore dovrà procedere alle annotazioni
integrali anche con riferimento al calendario delle presenze e ai dati retributivi.
In ottica semplificatrice, i datori di lavoro agricoli che, assumendo lavoratori per un numero di giornate non
superiori a 270 in ragione di anno, adottavano il registro d’impresa semplificato (allegato B del D.M. 29
settembre 1995) sono esonerati dal documentare la registrazione delle presenze nel libro unico del lavoro.
Con riferimento al lavoro a domicilio, le modifiche apportate alla legge n. 877 del 1973 dall’articolo 39,
comma 9, del Decreto Legge n. 112 del 2008 comportano che nel libro unico del lavoro dovranno essere
riportati, con riferimento a ciascun lavoratore a domicilio, anche i seguenti dati:
1) le date e le ore di consegna del lavoro;
2) le date e le ore di riconsegna del lavoro;
3) la descrizione del lavoro eseguito;
4) la specificazione della quantità e della qualità del lavoro eseguito.

Obblighi di registrazioni: limiti temporali
Le scritturazioni obbligatorie sul libro unico del lavoro, ai sensi dell’articolo 39, comma 3, del Decreto
Legge n. 112 del 2008, con riferimento ai dati di cui ai commi 1 e 2, devono avvenire "per ciascun mese di
riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo". Ponendosi la norma lo scopo evidente di uniformare
il termine ultimo delle scritturazioni a quello relativo ai versamenti contributivi, si ritengono in ogni caso
non tardive, e quindi non sanzionabili, le scritturazioni effettuate con riferimento al termine di versamento
mensile, in tutti i casi in cui lo stesso sia proposto per la particolare ricorrenza del giorno di scadenza.
Ai sensi dell’articolo 1, comma 3, del decreto ministeriale 9 luglio 2008, viene fatta salva la facoltà, per le
aziende che hanno in uso una retribuzione "sfasata", di seguitare a valorizzare le presenze nel mese
successivo, evitando qualsiasi complicazione: la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può
avvenire, infatti, con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia data precisa
annotazione sul libro unico del lavoro. Al riguardo, si precisa, tuttavia, che possono essere oggetto di
registrazione differita i soli dati variabili retributivi, permanendo l’obbligo di annotare sul libro unico del
lavoro - per ciascun periodo entro il giorno 16 del mese successivo - le presenze del periodo di riferimento.

La nuova dichiarazione di assunzione
Con l’introduzione del libro unico del lavoro e la contestuale abrogazione del libro matricola si è resa
necessaria anche la modifica delle previsioni normative riguardanti l’obbligo del datore di lavoro di
procedere alla consegna della dichiarazione di assunzione al lavoratore.
L’obbligo che riguarda soltanto i lavoratori subordinati, è ora sancito dal testo dell’articolo 4-bis, comma 2,
del D.Lgs. n. 181 del 2000, come modificato dall’articolo 40, comma 2, del Decreto Legge n. 112 del
2008, che impone al datore di lavoro pubblico e privato, all'atto della assunzione e prima dell'inizio delle
attività di lavoro, di consegnare al lavoratore una copia della comunicazione di instaurazione del rapporto
di lavoro oppure del contratto individuale di lavoro che contenga anche tutte le informazioni previste dal D.
Lgs. n. 152 del 1977.
L’obbligo di consegna della dichiarazione di assunzione (che nel testo previgente doveva contenere i dati
di iscrizione nel libro di matricola) s’intende assolto, alternativamente, mediante la consegna al lavoratore
della copia della comunicazione obbligatoria inviata telematicamente ovvero del contratto individuale di
lavoro completo di tutte le informazioni relative all’instaurazione e allo svolgimento del rapporto.
La mancata consegna della dichiarazione di assunzione - nella nuova duplice e alternativa forma - al
lavoratore prima dell’inizio dell’attività lavorativa è sanzionata con la sanzione pecuniaria amministrativa
da euro 250 a euro 1.500 per ogni lavoratore interessato, ai sensi dell’articolo 19, comma 2, D.Lgs. n. 276
del 2003; il trasgressore è ammesso al pagamento nella misura ridotta pari a 500 euro (articolo 16 della
legge n. 689 del 1981).
 

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